AVG – ATV De Groene Zoom
1 Inleiding
Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) komt dan te vervallen. De AVG is ook bekend onder de Engelse naam General Data Protection Regulation (GDPR).
2 Doel van de AVG
Het doel van de wet is betere bescherming van privacygevoelige informatie. Een ieder die persoonsgegevens bijhoudt (registreert) en bewerkt (up-to-date houdt) moet aangeven waarom (doelbinding) en hoe hij daarmee omgaat. Over het beheer moeten afspraken worden gemaakt en vastgelegd (privacy beleid en reglement). Gebruikte ICT-systemen moeten worden beveiligd. Overeenkomsten met een extern beheerder moeten op orde zijn. (= “E-boekhouder” )
Alle betrokkenen dienen te worden geïnformeerd over het delen en beveiligen van persoonsgegevens. Bewijsstukken van het bovenstaande moeten kunnen worden overlegd (documentatieplicht).
De wet is een zogenaamde “inspanningswet”:
· elke tuinvereniging heeft een verantwoordingsplicht (documentatie);
· er is een meldplicht voor datalekken.
De AVG is dwingend recht. Privacy zaken moeten zijn geregeld en vastgelegd. Het bestuur van een tuinvereniging is hoofdelijk aansprakelijk bij overtreding.
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt toezicht en kan boetes opleggen.
De gegevens die een tuinvereniging bewaart mogen alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor ze aantoonbaar zijn verkregen.
De AVG bevat 3 typen persoonsgegevens, te weten “persoonsgegevens”, “bijzondere persoonsgegevens” en “strafrechtelijke persoonsgegevens”. Een tuinvereniging zal uitsluitend “persoonsgegevens” registreren.
Een tuinvereniging moet de persoonsgegevens van de leden en gebruikers van de tuinen binnen ons complex vastleggen. Tevens moet worden vastgelegd dat hiervoor rechtsgeldige toestemming is verkregen van de leden en gebruikers.
Er mag niet worden uitgegaan van het principe “wie zwijgt, stemt toe”.
Leden en gebruikers hebben het recht om de gegeven toestemming weer in te trekken, dan wel om een klacht in te dienen bij de AP.
Privacy Statement
3 Informatie organisatie:
ATV De Groene Zoom, Den Haag.
4 Grondslag voor het bewaren van de persoonsgegevens:
Toestemming van de leden en gebruikers. Toestemming vrijelijk gegeven.
5 Betreft persoonsgegevens 1e type:
1 naam en voorletters
2 adres
3 telefoonnummer
4 e-mail (facultatief)
5 banknummer en betaalgedrag aan tuinvereniging
6 beelden bewakingscamera (operationeel medio 2019)
6 Verkrijging persoonsgegevens leden en gebruikers:
Persoonsgegevens sub 1 en 2: bij lidmaatschap van de tuinvereniging, voorafgaand aan overdracht van een tuin.
Persoonsgegevens 3 en 4 van de leden en gebruikers van de tuinvereniging aan penningmeester.
Persoonsgegevens 5 aan penningmeester via bankafschriften aan de tuinvereniging.
7 Bewaartermijn persoonsgegevens:
Persoonsgegevens 1 tot en met 4 zolang het lidmaatschap van de vereniging duurt, dan wel zolang het beheren van een tuin duurt. Persoonsgegevens 6 worden automatisch overschreven.
8 Doel verwerking:
Persoonsgegevens sub 1 tot en met 4: communicatie tussen bestuur van de tuinvereniging en de leden van de tuinvereniging, dan wel de gebruikers van de tuinen;
Verwerkingsverantwoordelijk: bestuur.
Persoonsgegevens sub 5: vastlegging financiële verplichting van leden aan de vereniging;
Verwerkingsverantwoordelijk: penningmeester tuinvereniging.
9 Communicatie van bestuur met leden van de vereniging:
Communicatie via e-mail (primair) dan wel via brief (secundair):
1. uitnodigingen/agenda’s/stukken/verslagen voor/van Algemene
Ledenvergaderingen;
2. machtigingen voor overdracht stemrecht ALV aan een ander lid van de vereniging;
3. bijzondere voorstellen van het bestuur die de reguliere afspraken te boven gaan;
4. verslagen bestuursvergaderingen (facultatief);
5. mededelingen over werkzaamheden/tijdelijke overlast;
6. nieuwsbrieven;
7. contactgegevens bestuursleden;
8. telefoonnummers in geval van storingen.
Bij communicatie via e-mail met meerdere leden van de tuinvereniging worden de individuele e-mailadressen niet zichtbaar gemaakt.
Communicatie met de leden zal veelal gaan over sub 1, 2, 3, 5 of 6.
10 Communicatie tussen bestuursleden via e-mail:
1. agenda’s/stukken/verslagen bestuursvergaderingen (facultatief);
2. offertes/contracten regulier onderhoud;
3. facturen door betrokken bestuurslid naar penningmeester;
4. up-to-date overzicht gegevens leden;
5. financiële rapportage van penningmeester.
11 Communicatie van bestuur extern:
1. aanvraag offertes;
2. offertes;
3. verstrekken opdrachten;
4. afhandeling facturen;
5. verzekeringen;
6. financiële gegevens van penningmeester aan boekhouder;
7. contacten met advocaten;
8. contacten met AVVN;
9. contacten met andere tuinverenigingen;
10. overig (lokale overheden, politie, brandweer).
Door in te schrijven als lid, dan wel kandidaat-lid, aan te melden als donateur, op te geven als vrijwilliger, geeft u toestemming voor de verwerking en gebruik van uw persoonsgegevens door het bestuur.
Den Haag, augustus 2018.
Bestuur ATV de Groene Zoom.